為客戶的客戶著想，後台服務人員的貼心

身為部屬、子公司、附屬單位，替專案經理、主管、或是上級長官準備資料或是投影片是一件很平常的事情。接到這樣的工作，對於員工最困擾的往往是對於簡報的內容沒有主導權，但是這並不能成為阻擋我們對於報告人和聽眾的體貼。

這是一件奇特的工作，主要的目的是幫老闆的老回進行投影片簡報的準備，並需要時時與老闆、上級單位的連絡人(母公司)、老闆的老闆進行溝通，彼此交織、合作、溝通、退貨、重新設計等同複雜的流程。所幸我並沒有參與到那一段可歌可泣的過程，只是協助投影片的調整和溝通文件的準備。

從服務科學的觀點來看，從這一件工作的性質來看，如何去完成這樣的工作呢？

首先，要讓老闆的老闆能快速的掌握你準備的資料，並能夠在短時間內就吸收內化如同自己製作一樣的流暢；二、清楚簡單的鋪成，讓聽眾可以很快的了解這份資料所要傳達的，並參與討論。

要達成第一個想法，就需要談到人類的記憶的組成，「人腦記憶，多數是由關鍵圖像所組成；而關鍵圖像或結構可以協助人們快速記憶」，所以利用心智圖大綱、關鍵字樹方式，將投影片的結構心智圖化，除了可以強化自己對於工作的了解，也能協助講者快速的掌握投影片內容。雖然心智圖後來因不夠正式被老闆駁回，修改為樹狀邏輯圖，但圖像化確實會讓人容易記憶。因為從閱讀者的觀點來說，列點式縮排式的大綱稿，需要閱讀者自己去虛擬連接串接彼此間的關係。

第二個目的，透過心智圖軟體會自動做左右版面的空間配置，去觀察出不同的大綱主題，是否有過份集中或太過深入問題。太過深入會讓聽者的思考外放，最後迷失；過分集中，則會失去訊息傳遞的流暢度，難以把聽者帶進簡報的表演中。透過這樣的方式，從新做一些投影片配比量的規劃，讓客戶的客戶(聽眾)可以融入在傳達訊息的節奏中。

簡報雖然是講者製作的，但是簡報所要傳達的訊息卻是聽眾，身為一個後台服務人員，在服務前台(講者)時，也需要替前台的顧客(聽眾)一起做考量。這就是一種貼心，服務者對於人的貼心。